За дугорочне циљеве потребан вам је вишегодишњи план, за краткорочне циљеве - квартално, а за текуће циљеве - месечно, недељно, дневно. Шта је заиста важно при планирању? Ево 6 најважнијих корака за ефикасно планирање.

Стручњаци за управљање временом саветујупланирањетекуће послове да то урадите у перспективи недеље, јер недеља даје шири контекст нашим активностима. Шта треба узети у обзир приликом организовања задатака?

Захваљујући временској табли открићете да не морате све да радите! Тада ћете спознати радост уживања у слободном времену. Наш лични и професионални успех у великој мери зависи од тога како организујемо своје време. Сами бирамо начин на који ћемо га трошити, сносимо и последице ових одлука. Да бисмо се добро снашли током времена, следимо максиму Стивена Р. Ковија: „Уместо да се фокусирате на то да радите праву ствар, своју пажњу треба да усмерите на то да радите праву ствар“. На наше одлуке о коришћењу времена утичу два критеријума – хитност и важност. Често придајемо важност превише задацима. Али правилно одређивање приоритета подразумева схватање онога што је највише у нашој хијерархији вредности, а не само реаговање на хитне ствари. Како их разликовати једно од другог? Хитност је критеријум везан за време, важност за наше циљеве. Практичан алат који показује обим активности и помаже да се идентификује шта је заиста важно јевременска табла . Најважнији услов за ефикасно деловање и планирање је фокусирање на квадрант ИИ и истовремено елиминисање многих активности из И и ИИИ, а игнорисање четвртог квартала.

Важно

Временска линија: И квартал

Садржи важне и хитне ствари. То је „кризни менаџмент“ – активности од стратешког значаја и хитна питања. У овом кварталу радимо, користимо знање да реагујемо на многе ситуације и преузимамо изазове. Не можемо занемарити ове ствари.

Временска линија: ИИ квартал

Покрива важне, али не и хитне ствари. То је „квалитетан” квартал у коме се сами сналазимо: правимо дугорочне планове, предвиђамо проблеме и спречавамо их, развијамо способности, регенеришемо се, проводимо време са најмилијима. Што више времена проведемо у овом кварталу, то се више повећаванашу способност деловања. Занемаривање активности унутар њега проширује квадрант И, који нас на крају прождире, изазива стрес и сагоревање.

Временска линија: квадрант ИИИ

У њему има хитних ствари, али нису важни. Ово је четвртина заблуде, јер брујање око онога што је хитно може створити илузију важности. У овом квадранту вршимо радње које су актуелне, али важне за неког другог, испуњавамо очекивања других људи, мислећи да смо у квадранту И.

Временска линија: квадрант ИВ

Ово нису хитне и неважне ствари. Минимизирањем времена проведеног у овом тромесечју, добићемо време за заиста важне ствари.

ТАБЕЛА
ВАЖНО

ХИТНО

  • кризне ситуације;
  • хитна питања;
  • задатака са датумом имплементације, састанка, припреме за састанке.

ХИТНО

  • припрема;
  • наведите вредност;
  • планирање;
  • изградња односа;
  • права рекреација;
  • поверавање одговорности.
НЕВАЖЕЋЕ
  • неки телефони;
  • нека писма, извештаји;
  • неки састанци;
  • најближа хитна питања;
  • пуно нормалних активности.
  • свакодневни живот, редовне активности;
  • необавезујућа преписка;
  • неки телефони;
  • расипници времена;
  • задовољство;
  • предуго гледање телевизије.

1. Ефикасно планирање: размислите о својој визији и мисији

Када почнете да планирате своје активности, размислите о томе шта је најважније у вашем животу. Размислите о својој визији, шта бисте желели да радите, правилима по којима се придржавате (компас!). Колико год далеки изгледало, изузетно је важно јер ваша уверења утичу на циљеве које себи постављате, одлуке које доносите и начин на који проводите време.

Преиспитивање сопствене мисије је суштински услов за поступање према ономе што је важно, јер има снажан утицај на спровођење осталих активности додељених ИИ кварталу. Ако је ваш животни кредо лични развој, боравак са породицом, откривање вредности живота или друштвене активности, онда ћете, повремено му се враћајући, утиснути у памћење најважније ствари. Мисија ће створити оквир унутар којег ћете доносити одлуке у наредним фазама планирања.

2. Ефективно планирање: дефинишите своје улоге

Улоге су симболи дужности, односа са људима, активности за добробит друштва. Њихова јасна дефиниција ствараприродна структура која нам омогућава да задржимо равнотежу. Улоге које играте су засноване на вашој мисији. Наведите своје улоге на парчету папира (нпр. супруга, мајка, студент, менаџер, директор, члан спортског клуба). Истраживања показују да је појављивање у више од седам неефикасно, па покушајте да, на пример, комбинујете одређене функције. Идентификовање животних улога помаже вам да сагледате живот као целину – можете видети да то није само посао или породица, већ сви заједно. Док описујете своје улоге, приметићете „важне, али не хитне“ ствари (ИИ квартал) које се обично игноришу. Поред улога, у недељни распоред додајте и „оштрење тестера“. То је енергија коју треба да уложимо у усавршавање наших вештина у четири основне димензије живота – физичкој, друштвеној, интелектуалној и духовној. Задубљени у „тестерисање“ (добијање резултата), заборављамо да „наоштримо тестеру“ (одржимо или развијемо способност постизања резултата у будућности). Ако се, на пример, не бавимо спортом (физичка сфера), не развијамо знање (социјална сфера), не пратимо најновија дешавања у нашој индустрији (интелектуална сфера) или не знамо шта је за нас важно у живот (духовна сфера), можемо "отупити" неравнотежом.

3. Ефективно планирање: поставите циљеве за сваку улогу

Размислите о најважнијој ствари коју можете да урадите у свакој улози ове недеље да бисте постигли позитивне резултате. Шта је битно, на пример као жена, муж, родитељ, запослени? Када тражите активности, користите компас, а не сат, и фокусирајте се на оно што је важно, а не хитно. Ово може бити, на пример, састанак са мужем, више времена за дете, прикупљање информација о курсу брзог читања, медитација. Поставите себи један или два циља за сваку улогу.

4. Ефективно планирање: научите да доносите одлуке

Да бисте преточили циљеве ИИ квартала у акциони план, морате научити да доносите исправне одлуке током целе недеље. Често покушавамо да нађемо времена за „важне“ активности у И и ИИИ квартовима који су већ препуни активности. Пребацујемо се из једног случаја у други, поверавамо га другом, одлажемо, надајући се да ћемо наћи времена за најважније ствари. Али – као што пише Степхен Р. Цовеи – „[…] није поента у одређивању приоритета планова, већ у планирању приоритета“. Замислите широку теглу у коју стављате велико камење. Иако је тегла напуњена камењем, није пуна, можете посипати шљунак у празнине. Али истина је да тегла још увек није пуна - можете додати песак и на крају додати још мало воде. Наше мете у ИИ кварталу су „велико камење“. Ако се прво позабавимо другим стварима - водом,песак и шљунак, а онда желимо да у план ставимо велико камење, наши покушаји ће се показати узалудни. Али ако знамо које су ствари велико камење и подмиримо их пре свих, видећемо колико можемо да постигнемо и колико има воде, песка и шљунка у празним просторима. Остварићемо оно што сматрамо важним, а истовремено ћемо сходно томе „прилагођавати“ и друге активности.

5. Ефикасно планирање: организујте сваки дан

Ваши дневни задаци су да прво урадите најважније ствари, упркос неочекиваним околностима и изазовима дана. Понекад ћете успети да спроведете план, други пут ћете га морати променити, али када доносите одлуке, ослоните се на индикације свог унутрашњег компаса. Да најважније ствари ставимо на прво место, ујутро:

ЗАМИСЛИТЕ ТОК ДАНА- прегледајте недељни распоред, пронађите своју позицију, погледајте овај дан у контексту 7 дана. Ово ће вам помоћи да правилно реагујете на неочекиване ситуације.

ОДРЕДИТЕ ПРИОРИТЕТЕ- обележите своје радње симболима четвртине И и ИИ - захваљујући томе бићете сигурни да се ствари из ИИИ квартала не уклапају у ваш распоред. Ако је потребно даље одређивање приоритета, детаљније означите активности квартала И и ИИ (нпр. кругом).

ДЕФИНИСИ ВРЕМЕ И ВРЕМЕ ЗАДАТАКА- одвоји оне који се могу извршити у било које доба дана. Такође запишите временска ограничења за одређене активности.

6. Ефективно планирање: процените своју ефикасност

На крају недеље размислите о томе које циљеве сте постигли, са којим изазовима сте се суочили, које одлуке да донесете, и ако сте направили избор, најважније ствари су биле на првом месту. Недељни резиме вам помаже да избегнете понављање истих грешака, омогућава вам да будете ефикаснији у наредним недељама.

месечник "Здровие"

Категорија:

Психологија